Uw documentbeheer op orde?

Uw documentbeheer op orde?

Heeft u uw documenten op orde? Heeft u in een handomdraai de correspondentie van die ene klant, of de rapporten van dat ene project beschikbaar? Heeft u in één klik toegang tot de agenda's en verslagen van uw wekelijkse teamoverleg?

Speciaal voor kleine en middelgrote werkgroepen tot 250 gebruikers ontwikkelden we iDocxDMS™, een volwaardig document management systeem (DMS).

Met iDocxDMS™ kunt u uw brieven, tekeningen, spreadsheets, declaraties, correspondentie en overige documenten beheren, classificeren en delen met uw collega's.

Download demopakket

Download brochure

Contact?

Heeft u een vraag,
wilt u een afspraak of een proefinstallatie?
Bel 033 4554948 of stuur ons een email.

iDocLogicx™

Huisstijl, sjabloonbeheer en documentcreatie in Microsoft Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Download demopakket.
Meer informatie.

iDocxDMS™

Documentbeheer voor kleine en middelgrote organisaties.

Download demopakket.
Meer informatie.

Waarom een document management systeem?

De meest voor de hand liggende redenen voor de aanschaf van
een DMS zijn:

• de behoefte om gestructureerder te werken,
• het verhogen efficiency en productiviteit,
• het waarborgen en beveiligen van informatie,
• het optimaliseren van documentprocessen.

Een DMS helpt u om uw documentstromen beter te organiseren, de communicatiestandaard te verhogen, werkprocessen te stroomlijnen en tegelijk kosten te besparen.

Gestructureerd werken

In veel organisaties worden documenten nog centraal op een file server opgeslagen. Vaak per afdeling, gecategoriseerd in folders.
Dit is onoverzichtelijk en het is onmogelijk om een zinnige zoekopdracht uit te voeren.

Hebt u weleens een document moeten zoeken waarvan u nog wel de inhoud, maar niet de bestandsnaam kende? We verliezen een groot deel van onze productieve tijd, zoekend naar informatie!
In een DMS kan er op meer dan een bestandsnaam worden gezocht.
Er kan in de tekst van documenten worden gezocht, op datum, auteur, project, klant, enzovoorts. En dan niet alleen in uw eigen documenten, maar óók in die van uw collega's en het archief.

Het 'plat' opslaan van documenten op een file server biedt verder geen enkele betrouwbaarheid. Een document waaraan u gisteren werkte kan inmiddels wel door een collega zijn gekopiëerd, thuis verder zijn bewerkt en overschreven. In een "file server" omgeving is het onmogelijk na te gaan wat er allemaal met een document is gebeurd.
Een DMS houdt gedetailleerd bij wie, wanneer, wat, met welk document heeft gedaan.

Beveiliging

Wilt u uw documenten gestructureerd opslaan, delen met collega's én beveiligen? Dan hebt u daar op een file server een behoorlijke klus aan! Met een DMS is dit niet nodig. Een DMS zorgt voor de beveiligde opslag van documenten in een eigen repository.

Documenten worden soms ook door medewerkers zelf beheerd, bijvoorbeeld op de lokale harde schijf of een USB-stick.
Verlaat een medewerker het bedrijf, dan verdwijnt vaak ook een fors deel van zijn/haar documenten. En voor zover bewaard gebleven, maakt het ontbreken van een register ze vrijwel ontoegankelijk voor buitenstaanders. Waardevolle kennis gaat zo verloren.

Waarom iDocxDMS™?

iDocxDMS™ is anders dan andere document management systemen. iDocxDMS™ is gebaseerd op iDocLogicx™, een krachtige oplossing voor huisstijlautomatisering, sjabloonbeheer en documentcreatie.
Het systeem biedt naast de gebruikelijke documentbeheergereedschappen functies waarmee u in een handomdraai uw Office sjablonen kunt standaardiseren en automatiseren.

Maar ook omdat iDocxDMS™

• eenvoudig en snel kan worden aangepast aan uw werksituatie/omgeving,
• in een handomdraai kan integreren met databases en applicaties (ERP, CRM, HRM),
• kan werken met uw bestaande sjablonen en teksten,
• heel veel functies biedt voor huisstijl, tekstblokken, formulieren, correspondentie, enz.
• kan draaien op uw bestaande hardware en software (Windows, Office, Citrix),
• kan draaien op verschillende databasesystemen, waaronder Access, Oracle en MS SQL,
• een kostenbewuste keuze is.

iDocLogicx™ en iDocxDMS™ zijn het perfecte duo voor uw documentbeheer, documentcreatie en huisstijlautomatisering!

Functieoverzicht, Life cycle management, Screenshots

Meer weten?

Wilt u aanvullende informatie, een afspraak of demonstratie, een proefinstallatie of een prijsopgave?
Bel 033 4554948 of stuur ons een email.

Download demopakket.